sadsad x
asdasd
Veri Saklama ve İmha Politikasi

VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.      GİRİŞ

 

  • Expanscience Laboratuvarları İlaç Sanayi Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş.

( “Expanscience”) için kişisel verilerin korunması büyük bir öneme sahiptir. Şirket ortaklarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, müşteri adaylarımızın, şirket yetkililerinin, birlikte çalıştığımız tedarikçiler ve sağlık profesyonelleri de dahil olmak üzere çeşitli iş ortaklarımızın, hizmet sağlayıcılarının çalışanlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.

 

1.2.      Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Expanscience tarafından benimsenen ilkeleri ortaya koyan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”,  www.mustela.com.tr internet sitesinde ilgili kişilerin bilgisine sunulmuştur.  

 

 

2. POLİTİKA’NIN AMACI

 

2.1.      Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Expanscience tarafından  gerçekleştirilen  kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi  süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler hakkındaki usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2.2.      Kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler, Expanscience tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun biçimde gerçekleştirilir.

 

3.  POLİTİKA’NIN KAPSAMI

 

3.1.      İşbu Politika; Şirket ortaklarımıza, çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza, müşterilerimize, müşteri adaylarımıza, şirket yetkililerine, birlikte çalıştığımız tedarikçiler ve sağlık profesyonelleri de dahil olmak üzere çeşitli iş ortaklarımıza, hizmet sağlayıcılarının çalışanlarına, yetkililerine, ziyaretçilerie ve üçüncü kişilere ait tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen her türlü kişisel veriyi kapsamaktadır.

3.2.      Expanscience’ın  sahip olduğu veya Expanscience tarafından yönetilen, kişisel verilerin işlendiği ilgili kayıt ortamları ve kişisel verilere ilişkin iş, işlem ve faaliyetlerde işbu Politika uygulanır.

 

 

4. TANIMLAR

 

Bu Politika’da geçen,

  • Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
  • Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
  • Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
  • İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
  • Çalışan: EXPANSCIENCE Laboratuvarları İlaç Sanayi Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş. personelini,
  • Çalışan Adayı: EXPANSCIENCE bünyesinde çalışan olmak amacıyla, elektronik veya fiziki ortamda,  EXPANSCIENCE’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini EXPANSCIENCE’ın incelemesine bizzat veya bir sistem aracılığıyla açmış/iletmiş olan gerçek kişileri,
  • İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
  • Ziyaretçi: EXPANSCIENCE’ın sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişileri,
  • İş Ortağı: EXPANSCIENCE'ın ticari faaliyetlerini yürütürken birlikte muhtelif projeler yapmak, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları,
  • Şirket Yetkilisi: EXPANSCIENCE yönetim kurulu üyelerini ve diğer yetkili kişileri,
  • Şirket Ortakları: EXPANSCIENCE ortağı gerçek kişileri,
  • Müşteri: EXPANSCIENCE’ın sunduğu ürün ve hizmetlerden faydalanan gerçek kişileri,
  • Müşteri Adayları: Şirketimizin sunduğu ürün ve hizmetlerden faydalanma veya ilgili ürün ve hizmetleri satın alma talebinde bulunmuş veya bulunacağı ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilebilecek gerçek kişileri,
  • Sağlık Profesyoneli: EXPANSCIENCE’ın eğitim, sektörel araştırma, anket, bilgilendirme, tanıtım, görüş ve öneri alma, bilimsel faaliyetlerde bulunma, sosyal sorumluluk faaliyetleri yürütmek amacı ile bilgi ve mesleki tecrübesine başvurduğu kimseleri,
  • İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
  • Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
  • Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
  • Elektronik Ortamlar: Kişisel verilerin ilgili teknolojik altyapıya sahip cihazlar ile oluşturulabildiği, işlenebildiği, saklanabildiği ve iletilebildiği ortamı,
  • Elektronik Olmayan Diğer Ortamlar: Elektronik ortamların dışında kalan her türlü yazılı, görsel ve sair ortamları,
  • Hizmet Sağlayıcı: EXPANSCIENCE ile yapmış olduğu ilgili sözleşme çerçevesinde, herhangi bir hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
  • Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
  • Özel Nitelikli (Hassas) Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
  • Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
  • Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
  • Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,
  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
  • Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
  • Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
  • Sicil (VERBİS): Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicil bilgi sistemini,
  • Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi
  • Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
  • Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

Bu Politika’da yer almayan tanımlar için 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.

 

5. KAYIT ORTAMLARI

 

Expanscience tarafından kişisel verilerin bulundurulduğu kayıt ortamları; Expanscience adına/tarafından kullanılan sunucular, yazılımlar, bilgi güvenliği aygıtları(güvenlik duvarı, antivirüs, periyodik kayıt dosyaları vs.) kişisel bilgisayarlar, mobil cihazlar (akıllı tabletler, akıllı telefonlar) kullanılan elektronik programlar, iletişim altyapıları, MSSQL Sistemleri, Back Up yazılımları , aktarım programları ve sunucuları, VPN sunucusu dataları, ağ üzerinde veri saklaması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri, CD, DVD, USB, harici disk, hafıza kartı gibi veri depolama özelliğine sahip diğer taşıyıcılar, yazıcı ve tarayıcılar,  kağıt, birim dolapları, arşivdir.

Expanscience, sayılan kayıt ortamlarına ek olarak kullanabileceği diğer kayıt ortamlarını da gecikmeksizin İmha Politikası’na dahil edecektir.

 

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

 

Expanscience,

  • Kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması,
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle açık rızanın alınamaması, sözleşmenin kurulması veya ifası ile doğrudan ilgili olması,
  • Şirketin hukuki sorumluluğunun yerine getirilmesi için zorunlu olması,
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
  • Şirketin meşru menfaatleri için zorunlu olması ,
  • EXPANSCIENCE insan kaynakları operasyonlarının planlanması ve yürütülebilmesi,
  • Bilgi güvenliği faaliyetlerinin planlanması, yürütülebilmesi, denetimi,
  • Kurumsal iletişimin sağlanabilmesi,
  • Eğitim, konferans, kongre, çalıştay, bilimsel toplantı, sosyal sorumluluk ve sosyal farkındalık çalışmaları, çeşitli çekiliş organizasyonları faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
  • EXPANSCIENCE’ın, her türlü operasyonel faaliyetinin güvenliğinin sağlanabilmesi,
  • İlerde doğabilecek hukuki ihtilaflarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi,
  • Başvuru ve şikayet süreçlerinin yönetilebilmesi,
  • Web sayfası üzerinden sunulan faaliyetlerin daha iyi hale getirilebilmesi ve geliştirilebilmesi,
  • Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanabilmesi,
  • Ziyaretçilerimizin ürün tercihlerinin ve ilgilendikleri ürün kategorilerinin daha iyi tespit edilebilmesi ve bu anlamda ihtiyaçlarına yönelik olarak çalışmaların yapılabilmesi ve tekliflerin sunulabilmesi,
  • EXPANSCIENCE’ın iş süreçlerine ilişkin stratejilerin belirlenmesi ve tatbik edilmesi,
  • Ücret yönetimi, yan hak ve menfaatlere ilişkin süreçlerin yönetilebilmesi,
  • Hukuk işlerinin denetimi ve takibi,
  • Yetkili kurum ve kuruluşlara ilgili yasal düzenleme dolayısıyla bilgi verilmesi,
  • Tedarikçiler, iş ortakları, sağlık profesyonelleri, hizmet sağlayıcılar ile olan iş süreçlerinin yürütülebilmesi ve bu kişilerle iletişimin sağlanabilmesi.

hallerinden biri veya bir kaçının bulunması halinde kişisel verilerinizi işleyebilecektir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin detaylı bilgiye ulaşmak için www.mustela.com.tr adresinde yer alan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Gizlilik Politikaları’nı inceleyebilirsiniz.

  1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

İlgili kişisel veriler, Expanscience tarafından, bağlantılı veya ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu çerçevede kişisel veriler:

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  • 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
  • 4857 sayılı İş Kanunu,
  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat, kapsamında öngörülmüş olan saklama sürelerine uygun biçimde veriler saklanmaktadır.

İlgili kişilerin kişisel verileri, yukarıda sayılmış olan kişisel veri işleme nedenlerinin ortadan kalkması, işlemeye esas teşkil eden mevzuatın değişmesi veya mülga hale gelmesi, 6698 sayılı KVKK m.11 uyarınca ilgili kişinin kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Expanscience tarafından kabul edilmesi, Expanscience’ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya 6698 sayılı KVKK’da öngörülen süre içinde cevaplamaması ihtimallerinde; ilgili kişinin Kurul’a şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun görülmesi durumlarında gerçekleştirilecek ilk periyodik imha sırasında imha edilmektedir.  Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler tutanak ile kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar imha tarihinden itibaren en az üç yıl süreyle saklanır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

 

EXPANSCIENCE, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda öncelikle EXPANSCIENCE tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.

           

Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.

 

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.

 

Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları, taahhütleri imzalamaları istenmekte, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.

 

EXPANSCIENCE ile  çalışan, tedarikçi, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler ile veri işleyenler ile EXPANSCIENCE arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş ve bu kapsamda başta KVKK ve sair mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.

 

Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.

 

Sızma testleri bilgi teknolojilerinden sorumlu yönetim kurulu üyesinin talimatları doğrultusunda ve belirtilen aralıklar ile yapılmaktadır.

 

Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

 

Web sitemiz https güvenlik protokolü ile korunmaktadır.

 

EXPANSCIENCE nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.

 

Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.

 

Şirketin veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için bir sistem kurulmuş, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığı düzenli şekilde kontrol edilmekte olup tüm kullanıcıların işlem hareketleri düzenli olarak tutulmaktadır.

 

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi durumunda bu hususun ilgili kişiye ve Kurula bildirilebilmesi için EXPANSCIENCE tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı kurulmuş, EXPANSCIENCE nezdinde bir prosedür benimsenmiştir.

 

Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından veya KEP hesabı üzerinden aktarılmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Veri aktarımı fiziki olarak gerçekleşecekse evrakın çalınması, hasar görmesi , kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesi gibi risklere karşı gerekli tedbirler alınmakta ve evrak dışarıdan okunamayacak şekilde, kapalı dosyalarda ve “gizli” formatta gönderilmektedir.

Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması,  yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, sunucunun doğru çalışabilmesi için soğutma sistemi, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, antivirüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.

 

8.  KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

 

8.1. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Sebepler

 

Şirket, 6698 sayılı KVKK m.7 uyarınca gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

Şirket,  kişisel verilerin imhasında, silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı seçmekte ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri alır.

 

8.2 Kişisel Verilerin Silinmesi

 

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.  Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

 

Kişisel verilerin silinmesi sürecinde, silme işlemine konu teşkil edecek kişisel veri belirlenmekte, söz konusu kişisel veriye erişim yetkisi olan ilgili kullanıcılar ve kullanıcıların kişisel veri üzerindeki yetkileri tespit edilmekte ve ilgili kullanıcıların söz konusu kişisel veri kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetkileri kaldırılmaktadır.

 

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, geri dönülemeyecek ve teknolojik çözümlemelerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ya da kesilerek, ilgili kullanıcılar için görünemez hale getirilmesi işlemidir.

 

Kişisel verilerin bulunduğu veri tabanlarında, kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (Delete vb.) silinmekte, dosya işletim sisteminde bulunan kişisel veriler için, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile kişisel verinin silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması ile silme işlemi yapılmaktadır.

 

8.3 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

 

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyalar tespit edilerek, verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre, manyetik medya bulunan veriler için, de-manyetize etme,  optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi ya da bir metal öğütücüden geçirilmesi, kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler için kâğıt ötücüden geçirilmesi yöntemlerinden uygun olanı kullanılmaktadır.

 

8.4 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

 

Anonim hale getirilmedeki amaç, veri ile bu verinin tanımlandığı kişi arasındaki bağın kopartılmasıdır. Kişisel verilerin tutulduğu veri kayıt sistemindeki kayıtlara uygulanan otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleşme, rastgele hale getirme gibi yöntemler anonim hale getirme yöntemlerinden bazılarıdır.

 

               

8.5. Kişisel Veri Kategorileri

 

Lütfen bkz: Expanscience Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası EK-1

 

8.6. Kişisel Veri Kategorisi ve Kişi Grubu Eşleştirmesi

 

Lütfen bkz: Expanscience Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası EK-2

 

8.7. Periyodik İmha Süreleri

 

6698 sayılı KVKK m.7 gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel veriler periyodik olarak imha edilir. Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için yılda iki kez olmak üzere 6 aylık zaman aralıkları ile gerçekleştirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere üç yıl süreyle saklanır.

T-Soft E-Ticaret Sistemleriyle Hazırlanmıştır.